IX. Polsko-Niemieckie Forum Compliance
23 października 2018 r.
Najaktualniejszym wyzwaniom z zakresu zgodności, a w szczególności trendom standaryzacji i metodyce compliance, procedowanym inicjatywom prawodawczym oraz tematyce ochrony sygnalistów została poświęcona IX. edycja Polsko-Niemieckiego Forum Compliance, która odbyła się dn. 23 października 2018 r. w Sali Notowań Giełdy Papierów Wartościowych w Warszawie (GPW).
Otwarcie i powitanie
Uroczystego otwarcia Forum dokonała Monika Gorgoń, LL.M. (Dyrektor Działu Compliance i Ryzyka GPW), a następnie głos zabrali: Holger Krämer (Kierownik Wydziału Ekonomicznego Ambasady RFN w Warszawie), przedstawiciele uczelni: Prof. Dr. Martin Eisend (wiceprezydent Europejskiego Uniwersytetu Viadrina we Frankfurcie nad Odrą) oraz prof. UAM dr hab. Tadeusz Wallas, prorektor Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu, Prof. Dr. Claus Köhler, LL.M. jako przedstawiciel Polsko-Niemieckiej Izby Przemysłowo-Handlowej, a na zakończenie Prof. Dr. Bartosz Makowicz (Viadrina Compliance Center).
Wykład wprowadzający
Wykład wprowadzający wygłosił Prof. Dr. Bartosz Makowicz (Viadrina Compliance Center). Na wstępie podkreślił aktualność tematyki ze względu na działania legislacyjne dotyczące odpowiedzialności podmiotów zbiorowych a ich porównanie pomogło wskazać wspólne trendy ustawodawcze dostrzegalne zarówno w Polsce jak i w Niemczech. Na zakończenie wskazane zostało, że założenia projektów wpływają także na zmianę rozumienia compliance – znaczenie ma nie tylko aspekt prawny, ale także etyka i integralność.
Między sankcjonowaniem a wynagradzaniem – trendy w odpowiedzialności podmiotów zbiorowych w Niemczech
Panel rozpoczął moderator dr. Marcin Ciemiński (Partner w Kancelarii Clifford Chance), który oddał głos Panu Haraldowi Hessowi, LL.M. (Partner w Kancelarii Meister Rechtsanwälte), który wskazał, że odpowiedzialność zbiorowa w Niemczech ma specyficzny charakter, bo nie jest to tak jak np. w Polsce odpowiedzialność karna za przestępstwo, ale ma ona charakter odpowiedzialności administracyjnej za wykroczenie oraz wskazał jej przesłanki wynikające z kodeksu wykroczeń (z niem. Ordnungswidrigkeitengesetz). Następnie o stanie prac nad ustawą o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych opowiedział Dr. Franka Böhme (Federalne Ministerstwo Sprawiedliwości i Ochrony Konsumentów) i przyznał, że opracowywany model odpowiedzialności nie może zostać jednoznacznie sklasyfikowany jako model odpowiedzialności karnej czy też model odpowiedzialności zbiorowej, ponieważ ma to być zupełnie nowa regulacja. Jej główne założenia to: obowiązek ścigania wykroczeń i szybkie wymierzanie sankcji. Trwają także prace nad ustalaniem wysokości sankcji oraz nad konkretnymi i zrozumiałymi regułami ich sankcjonowania.
Reforma odpowiedzialności podmiotów zbiorowych w Polsce
Następne polscy eksperci opowiedzieli o istniejącym już w Polsce projekcie oraz regulacji w nim zawartych. Tomasz Darkowski (Dyrektor Departamentu Legislacyjnego Ministerstwa Sprawiedliwości oraz ekspert pracujący przy tworzeniu omawianego projektu) wskazał regulację art. 6 pUOPZ jako główną różnicę w stosunku do obowiązującej ustawy. Zgodnie z projektem zniesiony zostanie obowiązujący obecnie wymóg prejudykatu, a podmiot zbiorowy będzie mógł współpracować z prokuratorem, a także brać udział w postępowaniu przeciwko osobie fizycznej. Ekspert zaznaczył, że projekt dopuszcza także możliwość pociągnięcia do odpowiedzialności podmiotu, nawet jeśli nie znajdzie się osoba, której można by przypisać odpowiedzialność za czyn. Ekspert odniósł się także do najbardziej kontrowersyjnego elementu projektu, czyli do należytej staranności, którą powinno rozumieć się przede wszystkim jako compliance. Następnie głos zabrał Mariusza Witalisa (Partner w EY), który docenił główne założenia projektu, jednakże zauważył, iż niektóre przedsiębiorstwa nie mają pojęcia, czym jest CMS i przestrzeganie założeń projektu może okazać się dla nich trudne. Jako wskazówki dla ustawodawcy ekspert zaproponował, aby regulacje zostały w prosty i zrozumiały sposób wytłumaczone, aby sprecyzować definicję należytej staranności oraz aby dokładnie wskazać zakres stosowania ustawy.
Podsumowanie
Panel podsumował komentarz Wojciecha Kowalewskiego (członek zarządu Siemens Sp. z o.o.), który zauważył, że projekt ustawy przewiduje podwyższenie standardów i że zdecydowanie łatwiej stosować się do nowych regulacji będzie tym przedsiębiorstwom, które już mają CMS. Negatywnie oceniony został brak ustawowej definicji należytej staranności oraz wprowadzenie możliwości stosowania środków zapobiegawczych lub sankcji przed orzeczeniem sądu, co w przypadku pomyłki może wiązać się z faktycznymi gospodarczymi skutkami dla przedsiębiorstw.
Aktualne trendy w standaryzacji i metodyce zarządzania zgodnością
Moderator drugiego panelu, Dr. Dominik Wagner, LL.M. (Partner w Kancelarii Tigges Rechtsanwälte), na wstępie podkreślił znaczenie idei compliance oraz Legal-Tech, po czym prelekcję na temat aktualnych wyzwań w przeciwdziałaniu korupcji z perspektywy CBA wygłosiła Iwona Czerniec (Dyrektor Gabinetu Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego). Omówiła Rządowy Program Przeciwdziałania Korupcji na lata 2018-2020, określający zobowiązania służb w zakresie przeciwdziałania korupcji, wzmocnienia jawności oraz przejrzystości w życiu publicznym i sektorze zamówień publicznych, jak również zacieśniania współpracy międzynarodowej. Prelegentka wspomniała procedowany projekt ustawy o jawności życia publicznego oraz szczegółowo omówiła wyniki ankiety przeprowadzonej przez CBA w urzędach, które świadczą o świadomości problematyki i podjętych w tym zakresie oddziaływaniach, ale ujawniające znaczne braki w mechanizmach kontroli.
Drugi wykład wygłosiła przedstawicielka GPW, Monika Gorgoń, LL.M., przybliżając obowiązujące na Giełdzie standardy, działalność komitetów GPW oraz treść aktualnych rekomendacji: Dobrych Praktyk Spółek Notowanych na GPW 2016 oraz Standardów rekomendowanych dla systemu zarządzania zgodnością.
Następnie Marcin Gomoła, wiceprzewodniczący Komitetu ds. Compliance na GPW, omówił szczegółowo Standardy, szczególną uwagę poświęcając tzw. kodeksowi antykorupcyjnemu.
Kolejną prelekcję, dotyczącą badania partnerów biznesowych wygłosił Salvatore Saporito (LexisNexis), nakreślając różne metody jej przeprowadzania, wraz z ich wadami i zaletami. Sklasyfikował je według potencjalnego ryzyka oraz zaangażowanych w analizę środków – od prostego wyszukiwania w ogólnodostępnych wyszukiwarkach, przez wykorzystanie specjalistycznych narzędzi badających wiele baz danych oraz tzw. Deep Web, aż po wielopłaszczyznowy due diligence. Wskazał także na różnorodność zdobywanych informacji jako podstawy należytej oceny ryzyka.
Ostatni w panelu wystąpił Andrzej Bajor (Compliance Manager w Boehringer Ingelheim), szczegółowo omawiając przeprowadzoną w swojej organizacji kampanię propagowania idei compliance za pośrednictwem nowoczesnych i nietypowych form przekazu: animacji, komiksów, odformalizowanej platformy elearningowej oraz konkursów, celem uproszczenia i „uprzyjemnienia” przekazywanej treści. Doświadczenia z programu pokazały, że nieszablonowe metody propagowania compliance bywają znacznie bardziej efektywne.
Whistleblowing: funkcje, metody, ochrona sygnalisty i aktualne trendy ustawodawcze
Trzeci panel, moderowany przez Hannę Hlebicka-Józefowicz (Kancelaria DZP), rozpoczął się od prelekcji Karola Rajewskiego (Dyrektor Departamentu Prawnego Komisji Nadzoru Finansowego), który przestawił przemyślenia na temat whistleblowingu jako wsparcia w instytucjach finansowych oraz nawiązał do roli i miejsca compliance w ramach kontroli wewnętrznej a także do kwestii moralnej akceptacji sygnalizacji nieprawidłowości. Prelegent zaprezentował także strukturę whistleblowingu w instytucjach finansowych oraz elementy procedury whistleblowingu.
Jako następna głos zabrała Renata Walterbach-Wywrocka, która podzieliła się z uczestnikami doświadczeniami związanymi z sygnalizacją nieprawidłowości w firmie. Prelegentka zgłosiła nieprawidłowość wewnątrz organizacji oraz poza jej granicami w sądzie pracy oraz w KNF, ale jej działania okazały się bezskuteczne.
Następnie głos zabrał Prof. Dr. Claus Köhler, LL.M. (Wiceprzewodniczący Sądu Arbitrażowego przy Polsko-Niemieckiej Izbie Przemysłowo-Handlowej oraz Partner w Kancelarii Meister Rechtsanwälte), który opowiedział o whistleblowingu, który w USA jest bardzo różnie rozumiany. Podkreślił także, że ta tematyka jest skomplikowana i że istnieją dwie kwestie, które wymagają podjęcia działań, a są to: potrzeba uregulowania materii whistleblowingu ustawą oraz dokładne określenie reguł tego, czego może dotyczyć zgłoszenie. Jako kolejny głos zabrał Kai Leisering (członek zarządu w Business Keeper AG). Wskazał, że przedsiębiorstwa, które chcą mieć skuteczny system whistleblowingu, powinny inspirować się projektowanymi przepisami unijnymi i zwrócił uwagę na konieczność budowania w organizacjach kultury sygnalizowania poprzez dostarczenie pracownikom budzących zaufanie, gwarantujących anonimowość oraz niezawodność techniczną kanałów informowania o nieprawidłowościach. Kwestie poruszone podczas panelu podsumowała moderator Hanna Hlebicka-Józefowicz wskazując cztery elementy kluczowe dla whistleblowingu, którymi są: dobra legislacja, rozwiązania techniczne, kultura w organizacjach oraz odpowiedzialna postawa pracownika.
Podsumowanie
Podsumowania IX. Polsko-Niemieckiego Forum Compliance dokonał Dr. Bartosz Jagura, LL.M. (Instytut Compliance), który serdecznie podziękował prelegentom, uczestnikom, sponsorom i partnerom wydarzenia.
Aleksandra Maćkowiak, LL.B. i Tomasz Wiciak, LL.B
